Wykonawca winien pamiętać, aby złożona przez niego oferta odpowiadała wymogom zawartym w art. 63 ustawy Pzp. W postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, pod rygorem nieważności musi być zachowana forma elektroniczna oferty. Zgodnie z art. 781 ustawy kc, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości niższej niż wartość unijna oferty będą składane pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym.
Dokumenty składające się na treść oferty podlegają wyjaśnieniu, a omyłki w ich treści podlegają poprawieniu. Ich treść nie będzie mogła natomiast być negocjowana w toku wyjaśnień. Oferta to nie tylko formularz ofertowy, ale również załączone dokumenty, które określają rodzaj oferowanego świadczenia i warunki jego realizacji. Częścią oferty, może być np.: formularz asortymentowo-cenowy. Wykonawca powinien dołożyć wszelkich starań, by dokument ten został wypełniony w sposób kompletny oraz adekwatny do oczekiwań opisanych w SWZ.
Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie. Może ono wynikać z dokumentów rejestrowych lub stosownego pełnomocnictwa. Jeżeli umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych np.: Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wykonawca nie będzie zobowiązany do złożenia dokumentów rejestrowych, ponieważ zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych na podstawie danych identyfikacyjnych wykonawcy, wskazanych w treści oferty. Jeżeli umocowanie nie wynika z dokumentów rejestrowych, do oferty należy załączyć pełnomocnictwo dla osoby podpisującej ofertę. Powinno ono zostać podpisane przez mocodawcę, a w przypadku przekazywania cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa sporządzonego pierwotnie w formie pisemnej może być poświadczona za zgodność z oryginałem przez mocodawcę lub przez notariusza.
Do oferty należy załączyć wymagane dokumenty przez zamawiającego. O tym, jakie dokumenty będą składane wraz z ofertą, wskazuje treść SWZ.
Jeżeli zamawiający postawi w Specyfikacji Warunków Zamówienia obowiązek wniesienia wadium, wykonawca do terminu i godziny wskazanej przez zamawiającego winien wnieść wadium. Jeśli tego nie zrobi lub zrobi to nieskutecznie oferta podlega odrzuceniu. Wadium stanowi zabezpieczenie złożonej oferty. Wniesienie wadium jest dopuszczalne w następujących formach:
– pieniądza,
– gwarancji bankowej,
– gwarancji ubezpieczeniowej oraz
– poręczeń udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2019 r. poz. 310 ze zm.).
Oferta musi zostać złożona przed upływem terminu składania ofert, dlatego też wykonawca, składając ofertę, musi uwzględnić czas niezbędny na rejestrację konta na platformie zakupowej zamawiającego oraz czas potrzebny na podpisanie, spakowanie oraz pełne dokonanie transakcji na platformie.
